Wenn man eine Tombola für einen Verein, einen Sportclub oder eine Schule organisiert, ist die erste Hürde nicht der Verkauf von Losen. Es ist die Beschaffung von Preisen. Ohne attraktive Preise verkaufen sich die Tickets schlecht und die Sammlung stagniert. Partner zu finden, die bereit sind, Preise zu spenden, erfordert eine präzise Methode, nicht nur gute Absichten.
Das Anschreiben, das ein Ja auslöst
Die meisten Ablehnungen kommen von einem schlecht abgestimmten Erstkontakt. Man sendet eine generische E-Mail ohne klaren Betreff an eine “kontakt@”-Adresse, die in einem ungelesenen Ordner landet. Das Problem ist nicht der Mangel an Großzügigkeit der Unternehmen, sondern das Format der Anfrage.
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Ein effektives Schreiben passt auf eine Seite. Es erwähnt den Namen des Vereins, seinen sozialen Zweck, das Datum und den Ort der Veranstaltung, die erwartete Teilnehmerzahl und vor allem, was das Unternehmen im Gegenzug gewinnt: Logo auf den Losen, Werbung am Stand, Erwähnung in den sozialen Medien des Clubs. Um die Unternehmen zu identifizieren, die Preise für Tombolas spenden, kann man auf spezialisierte Ressourcen zurückgreifen, die die Praktiken der Sachspenden dokumentieren.
Die Anfrage an den Marketingverantwortlichen oder den Geschäftsführer (für lokale Geschäfte) zu richten, verändert die Rücklaufquote radikal. Ein telefonischer Nachfass drei bis fünf Tage nach dem Versand verwandelt ein ignoriertes Schreiben in ein konkretes Gespräch.
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Was der Brief enthalten muss
- Die vollständige Identität des Vereins (RNA-Nummer oder Empfangsbestätigung der Anmeldung bei der Präfektur), ein Zeichen für die Seriosität für den Spender
- Eine detaillierte Gegenleistung in Form von Sichtbarkeit: Anzahl der gedruckten Lose, Größe des Logos, geplante Verbreitungskanäle
- Eine realistische Frist für die Antwort (zwei bis drei Wochen) und einen einzigen Ansprechpartner mit seiner direkten Nummer
- Die ausdrückliche Erwähnung, dass die Spende, falls zutreffend, einen Steuerabzug für Mäzenatentum ermöglicht
Lokale Geschäfte, nationale Marken und Lieferanten: Wer prioritär anvisiert werden sollte
Man denkt spontan an große Marken, aber die Rückmeldungen variieren in diesem Punkt. Nationale Marken haben Budgets für lokale Partnerschaften, mit Online-Formularen und festen Einreichfristen (oft zu Beginn des Kalenderjahres). Der Prozess ist langwierig und formalisiert.
Die Geschäfte in der Nähe (Bäckereien, Restaurants, Friseursalons, Werkstätten) antworten schneller. Ein Restaurantbesitzer kann ein Essen für zwei anbieten, ein Florist einen Blumenstrauß, eine Werkstatt eine Inspektion. Diese konkreten Preise sprechen direkt das Publikum einer lokalen Tombola an.
Lieferanten und Großhändler stellen eine weniger genutzte Möglichkeit dar. Ein Getränkeunternehmen, ein Lebensmittelhändler oder ein Kosmetikhersteller hat Werbevorräte oder Restposten, die es ohne Auswirkungen auf den Umsatz abgeben kann. Der Kontakt erfolgt über den Vertriebsmitarbeiter der Region, nicht über die Zentrale.
Große Einzelhändler und lokale Banken
Große Einzelhändler vergeben regelmäßig Gutscheine an die Vereine im Viertel. Die Anfrage erfolgt im Geschäft, beim Direktor, mit einem Papierdossier. Die lokalen Banken und Versicherungen funktionieren ähnlich: Sie haben jährliche Sponsoring-Töpfe, die für das Vereinsleben in ihrem Einzugsgebiet reserviert sind.
Regelungen für Tombolas: Was der Verein vor der Anfrage überprüfen muss
Preise ohne rechtlichen Rahmen anzufordern, setzt den Verein dem sofortigen Ablehnen seriöser Unternehmen aus. In Frankreich muss eine von einem Verein organisierte Tombola strenge Bedingungen erfüllen: gemeinnütziger Zweck, Verwendung der Gewinne gemäß dem sozialen Zweck und Sachpreise (keine Geldpreise).
Einige Formen der Preisvergabe sind problematisch. In Luxemburg unterscheiden Gemeinden wie Ettelbruck klar zwischen Tombola (Sachpreise) und Lotterie (Geldgewinne), und Geschenkgutscheine können je nach Rechtslage als Geld angesehen werden. In Belgien erinnert der SPF Inneres daran, dass die Tombolas von ASBL regulierte Lotterien sind, mit Gewinnobergrenzen und Transparenzpflichten über die Verwendung der Gewinne.
Bevor man ein Unternehmen anspricht, überprüft man, ob die Genehmigung der Präfektur oder Gemeinde beantragt oder erteilt wurde. Dieses Dokument im Anfrage-Dossier vorzulegen, beruhigt den potenziellen Partner und hebt den Verein von informellen Anfragen ab.
Den wahrgenommenen Wert der Preise maximieren, um mehr Lose zu verkaufen
Die Qualität der Sponsorpreise bestimmt die Sammelleistung weit mehr als die Mechanik der Ziehung. Der Französische Verband der Fundraiser betont, dass die Begehrlichkeit der Preise nun den Großteil des gesammelten Betrags bestimmt. Mit anderen Worten, ein mittelmäßiger Preis kann nicht durch einen niedrigen Ticketpreis wettgemacht werden.
Drei konkrete Hebel ermöglichen es, den wahrgenommenen Wert zu steigern, ohne das Budget zu erhöhen.
- Mehrere kleine Preise in thematischen Körben (Feinkostkorb, Wellnesskorb, Kinderkorb) zusammenfassen, um einen Volumeneffekt zu erzeugen
- Den Marktwert jedes Preises auf dem Präsentationstafel anzuzeigen, was einen Referenzpreis im Kopf des Ticketkäufers verankert
- Ein oder zwei Hauptpreise (Wochenende, elektronisches Gerät, erheblicher Gutschein) als “Hauptpreise” reservieren und sie in allen Kommunikationsmitteln hervorheben
Die Preisgestaltung des Tickets leitet sich direkt aus dem Gesamtwert der Preise ab. Wenn der Hauptpreis mehrere Hundert Euro wert ist, erscheint ein Ticket für ein paar Euro lächerlich und der Käufer nimmt leicht mehrere.
Zeitplan für die Sammlung und Nachverfolgung
Die Anfragen beginnen mindestens zwei Monate vor der Veranstaltung. Die Unternehmen benötigen Zeit, um intern zu prüfen, den Preis vorzubereiten und die Logistik der Übergabe zu organisieren. Einmal alle zwei Wochen nachzufassen, bleibt akzeptabel, ohne aufdringlich zu werden. Nach einem Monat ohne Antwort wechselt man zum nächsten Interessenten.
Die Tombola, die funktioniert, basiert weniger auf der Anzahl der Preise als auf deren Kohärenz mit der anvisierten Zielgruppe. Ein Fußballverein, der ein Karting-Training oder ein signiertes Trikot anbietet, wird seine Käufer besser erreichen als ein generischer Preis ohne Bezug zur Gemeinschaft. Die Anpassung der Anfrage an dieses Kriterium verwandelt eine banale Sammlung in ein Ereignis, auf das die Menschen jedes Jahr warten.